Política de privacidade

1. Quem somos e a quem esta política se aplica

O RecepClinic é um sistema de agendamento e atendimento pelo WhatsApp para clínicas e consultórios. Com ele, os pacientes marcam, confirmam, remarcam e cancelam atendimentos pelo WhatsApp da clínica, e a equipe acompanha a agenda num painel na internet.

Neste texto, “nós” é o RecepClinic. Esta política explica quais dados pessoais tratamos, para quê, com quem os compartilhamos e como você exerce seus direitos, conforme a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018, “LGPD”).

Ela se aplica a quatro grupos de pessoas:

• quem visita este site (www.recepclinic.com.br);
• quem entra em contato conosco por WhatsApp ou e-mail;
• as pessoas das clínicas que usam o painel do RecepClinic;
• os pacientes das clínicas e as pessoas que conversam com a clínica pelo WhatsApp em nome deles (pais, responsáveis, cuidadores), que aqui chamamos de “contatos”.

2. Nosso papel: controlador ou operador

A LGPD distingue quem decide sobre o tratamento dos dados de quem trata os dados em nome de outro:

• Somos controladores dos dados de quem visita este site, de quem fala conosco e das pessoas das clínicas que usam o painel. Nesses casos, decidimos por que e como os dados são tratados.
• Somos operadores dos dados de pacientes e contatos. Quem decide sobre esses dados é a clínica, que é a controladora. Tratamos esses dados só para prestar o serviço à clínica, seguindo as instruções dela e o contrato.

Se você é paciente ou contato de uma clínica que usa o RecepClinic, a clínica é a principal responsável pelos seus dados. Você pode falar diretamente com ela ou conosco. Se nos procurar, encaminhamos o seu pedido à clínica e ajudamos a atendê-lo (veja a seção 13).

3. Visitantes deste site

Este site não usa cookies, não usa ferramentas de análise de audiência nem rastreamento e não exibe publicidade. Não há formulários: nenhum dado é coletado pelo site.

• Dados técnicos de acesso. Para entregar as páginas e proteger o site contra ataques, nosso provedor de hospedagem (Cloudflare) recebe dados técnicos de cada acesso, como o endereço IP, o navegador e a página pedida. Base legal: legítimo interesse em manter o site no ar e seguro (art. 7º, IX).
• Preferência de tema. Se você escolher o tema claro ou escuro, a escolha fica guardada só no seu navegador. Ela não é enviada a nós nem a terceiros.

4. Quem entra em contato conosco

Quando você nos escreve pelo WhatsApp ou pelo e-mail contato@recepclinic.com.br, recebemos o que você enviar: em geral nome, telefone, e-mail, nome da clínica e o conteúdo da mensagem.

• Para quê: responder, apresentar o RecepClinic, marcar demonstrações e negociar a contratação.
• Base legal: procedimentos preliminares a um contrato, a seu pedido (art. 7º, V), e legítimo interesse em responder a quem nos procura (art. 7º, IX).

As mensagens de WhatsApp passam pelos serviços da Meta, e os e-mails passam pelo serviço de encaminhamento da Cloudflare e pelo nosso provedor de e-mail.

5. Usuários do painel das clínicas

Das pessoas da clínica que usam o painel (administração, profissionais e recepção), tratamos:

• nome, e-mail de acesso, senha (guardada de forma cifrada, nunca em texto) e papel na clínica;
• registro das ações feitas no painel (por exemplo, quem marcou, remarcou ou cancelou um atendimento, e quando);
• dados técnicos de acesso, como endereço IP e data e hora de login.

• Para quê: dar acesso ao painel, controlar o que cada pessoa pode ver e fazer, manter a trilha de auditoria pedida pela clínica, dar suporte e proteger o sistema.
• Base legal: execução do contrato com a clínica (art. 7º, V) e legítimo interesse na segurança do sistema e na prevenção de fraudes (art. 7º, IX).

6. Pacientes e contatos das clínicas

Aqui atuamos como operadores: tratamos os dados em nome da clínica, que é a controladora e define a base legal do tratamento. Conforme o uso que a clínica fizer do sistema, tratamos:

• Do contato (quem conversa pelo WhatsApp): nome, número de telefone e, no atendimento domiciliar, endereço.
• Do paciente (que pode ser o próprio contato): nome, data de nascimento e observações cadastradas pela clínica.
• Dos atendimentos: serviço (consulta, retorno, exame ou procedimento), data, horário, local, situação (marcado, confirmado, cancelado, compareceu, faltou), valor, lista de espera e histórico de quem marcou, remarcou ou cancelou.
• Das conversas: mensagens trocadas com o WhatsApp da clínica pelo assistente, respostas a lembretes e situação de entrega das mensagens.

Para quê: agendar, confirmar, lembrar, remarcar e cancelar atendimentos; enviar orientações de preparo; gerenciar a lista de espera; enviar à equipe o resumo do dia; e gerar para a clínica relatórios de comparecimento e uso.

O que não fazemos: não vendemos esses dados, não os usamos para publicidade e não os usamos para outra finalidade que não seja prestar o serviço à clínica. Também não guardamos prontuários nem anotações clínicas: eles continuam no sistema que a clínica já usa.

7. Dados de saúde e de crianças e adolescentes

O fato de uma pessoa ter um atendimento marcado numa clínica, e o tipo de exame ou procedimento, podem revelar informações sobre a saúde dela. Por isso tratamos esses dados comodados pessoais sensíveis (art. 5º, II, e art. 11 da LGPD), com acesso restrito à clínica responsável e às medidas de segurança da seção 12.

Muitas clínicas atendem crianças e adolescentes. Nesse caso, quem conversa pelo WhatsApp e fornece os dados é, em geral, o pai, a mãe ou o responsável. O tratamento desses dados deve ser feito no melhor interesse da criança e do adolescente (art. 14 da LGPD). A clínica, como controladora, define a base legal e responde pela relação com os responsáveis. Nós tratamos esses dados apenas para o agendamento, conforme as instruções dela.

8. WhatsApp e Meta

As conversas com as clínicas acontecem pelo WhatsApp Business, da Meta. O RecepClinic se conecta ao número da clínica pela API oficial do WhatsApp (WhatsApp Business Platform) para receber as mensagens e enviar respostas, confirmações e lembretes.

• As mensagens passam pelos servidores da Meta, que as trata conforme os termos do WhatsApp Business e a política de privacidade do WhatsApp.
• Da Meta, recebemos apenas o necessário para o serviço: o número de telefone e o nome de perfil de quem escreve, o conteúdo das mensagens enviadas ao número da clínica e a situação de entrega e leitura das mensagens enviadas.
• Não usamos os dados recebidos pelo WhatsApp para publicidade, não os vendemos e não os compartilhamos com terceiros além dos listados na seção 9.

9. Com quem compartilhamos dados

Usamos poucos fornecedores, cada um só para a parte do serviço que lhe cabe. Eles tratam os dados em nosso nome (como suboperadores, no caso dos dados das clínicas) e seguem obrigações de confidencialidade e segurança.

Além desses, podemos compartilhar dados quando a lei exigir ou por ordem de autoridade competente, e para defender direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral.

10. Onde os dados ficam

O banco de dados do sistema fica no Brasil, em servidores na região de São Paulo, e o sistema roda, sempre que o fornecedor permite, na mesma região.

Os fornecedores da seção 9 são empresas com sede fora do Brasil, e parte do tratamento pode acontecer em outros países (por exemplo, a passagem das mensagens pelos servidores da Meta). Essas transferências internacionais seguem o art. 33 da LGPD, com as garantias contratuais oferecidas por esses fornecedores.

11. Por quanto tempo guardamos os dados

• Pacientes e contatos: enquanto durar o contrato com a clínica, ou até a clínica pedir a exclusão. Quando o contrato termina, os dados são devolvidos à clínica ou excluídos, conforme a instrução dela e o contrato.
• Usuários do painel: enquanto a pessoa tiver acesso à clínica e, depois disso, pelo tempo necessário para manter a trilha de auditoria da clínica e cumprir obrigações legais.
• Quem entrou em contato conosco: pelo tempo da conversa comercial e, depois, só o necessário para manter o histórico do relacionamento.
• Registros técnicos de acesso: pelos prazos dos fornecedores e, no mínimo, pelo prazo exigido pelo Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014).

Depois desses prazos, os dados são excluídos ou anonimizados, salvo quando a lei exigir que sejam guardados por mais tempo.

12. Segurança

Adotamos medidas técnicas e administrativas para proteger os dados, entre elas:

• conexões cifradas (HTTPS) em todo o tráfego;
• separação dos dados por clínica no próprio banco de dados: uma clínica não acessa os dados de outra;
• acesso ao painel só com login e de acordo com o papel de cada pessoa na clínica;
• registro de quem fez cada alteração nos atendimentos;
• mensagens do WhatsApp recebidas só quando têm a assinatura de segurança da Meta, e links de agendamento enviados aos pacientes com validade e uso único;
• acesso da nossa equipe aos dados das clínicas só para suporte, e com registro.

Nenhum sistema é totalmente imune a incidentes. Se ocorrer um incidente de segurança que possa causar risco ou dano relevante, avisaremos as clínicas afetadas e, quando for o caso, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e os titulares, conforme a LGPD.

13. Seus direitos e como exercê-los

Pela LGPD (art. 18), você pode pedir:

• confirmação de que tratamos dados seus e acesso a eles;
• correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desacordo com a lei;
• portabilidade dos dados a outro fornecedor;
• eliminação dos dados tratados com base no seu consentimento;
• informação sobre com quem compartilhamos seus dados;
• informação sobre a possibilidade de não dar consentimento e as consequências disso;
• revogação do consentimento, quando ele for a base do tratamento;
• revisão de decisões tomadas só com base em tratamento automatizado.

Como pedir: escreva para contato@recepclinic.com.br. Podemos pedir informações para confirmar a sua identidade antes de atender, para proteger os seus dados. Respondemos nos prazos da LGPD.

Se você é paciente ou contato de uma clínica, o pedido também pode ser feito diretamente à clínica. Se você nos procurar, encaminhamos o pedido à clínica responsável e a ajudamos a atendê-lo, porque é ela quem decide sobre esses dados.

Você também pode apresentar reclamação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), em gov.br/anpd.

14. Como pedir a exclusão dos seus dados

Para pedir a exclusão dos seus dados, inclusive os recebidos pelo WhatsApp:

• envie um e-mail para contato@recepclinic.com.br com o assunto “Exclusão de dados”, informando o número de telefone usado no WhatsApp e, se for o caso, o nome da clínica;
• confirmaremos o recebimento e, se necessário, pediremos dados para confirmar a sua identidade;
• se os dados forem de paciente ou contato de uma clínica, a exclusão é feita em conjunto com ela, que pode ter obrigação legal de guardar parte dos registros;
• avisaremos quando a exclusão for concluída.

15. Encarregado e contato

O canal de comunicação com o encarregado pelo tratamento de dados pessoais do RecepClinic é o e-mail contato@recepclinic.com.br. Por ele você pode tirar dúvidas sobre esta política, exercer seus direitos e relatar qualquer problema com seus dados.

16. Alterações desta política

Podemos atualizar esta política para acompanhar mudanças no serviço ou na lei. A data da versão fica sempre no topo da página. Se a mudança for relevante, avisaremos as clínicas antes de ela valer.