Termos de uso

1. Quem somos e aceite destes termos

Neste texto, “nós” é o RecepClinic. Estes termos regulam o uso do RecepClinic pela clínica ou consultório que o contrata (“clínica”) e pelas pessoas que a clínica autoriza a usar o painel (“usuários”).

Ao contratar o serviço ou usar o painel, a clínica e os usuários concordam com estes termos e com a política de privacidade. Quem aceita em nome da clínica declara ter poderes para isso.

Os pacientes e as pessoas que conversam com a clínica pelo WhatsApp não precisam de conta nem aceitam estes termos. A relação deles é com a clínica, que responde pelo uso do serviço no atendimento a eles.

2. O que é o serviço

O RecepClinic é um sistema na internet, oferecido como serviço, para a clínica organizar a agenda e atender pelo WhatsApp. Ele inclui:

• um assistente automático no número de WhatsApp da clínica, que oferece horários livres e permite aos pacientes marcar, confirmar, remarcar e cancelar atendimentos;
• mensagens automáticas de confirmação, lembrete, orientações de preparo, lista de espera e resumo do dia para a equipe;
• um painel para a equipe da clínica gerenciar agenda, disponibilidade, serviços, pacientes, comparecimento e relatórios.

O RecepClinic não é prontuário eletrônico, não presta serviços de saúde e não dá orientação médica. As informações clínicas, as decisões sobre o atendimento e a relação profissional com o paciente são da clínica e dos seus profissionais.

3. Contratação, preço e contrato

Preço, forma de pagamento, prazo, implantação e eventuais custos de terceiros (como as tarifas da Meta pelo envio de mensagens) são definidos na proposta comercial ou nocontrato com a clínica. Se houver diferença entre estes termos e o contrato, vale o contrato.

4. Contas de acesso ao painel

• A clínica indica quem administra a conta. O administrador convida as demais pessoas da equipe e define o papel de cada uma (administração, profissional ou recepção).
• Cada pessoa usa o próprio login. Login e senha são pessoais e não devem ser compartilhados.
• A clínica deve retirar o acesso de quem deixar a equipe e nos avisar logo se suspeitar de uso indevido de alguma conta.
• A clínica responde pelo que for feito no painel com os logins da sua equipe.

5. Responsabilidades da clínica

A clínica se compromete a:

• manter corretas as informações que cadastra: horários, locais, serviços, durações, valores, orientações de preparo e regras de atendimento;
• acompanhar a agenda e conferir as marcações, sobretudo nos primeiros dias de uso e após mudanças de configuração;
• como controladora dos dados de pacientes e contatos, ter base legal para tratá-los, informar os pacientes sobre o uso do sistema e atender aos pedidos deles, conforme a LGPD;
• cuidar dos dados de crianças e adolescentes no melhor interesse deles;
• usar o WhatsApp conforme a seção 6;
• não usar o serviço para fins ilegais, para enviar mensagens enganosas ou não solicitadas, nem para tratar dados que não sejam necessários ao agendamento;
• não tentar burlar a segurança do sistema nem acessar dados de outras clínicas.

6. Uso do WhatsApp

O assistente funciona no número de WhatsApp da própria clínica, conectado à plataforma oficial do WhatsApp Business, da Meta. Por isso:

• a clínica deve seguir os termos do WhatsApp Business e a política comercial do WhatsApp, incluindo só enviar mensagens a quem forneceu o número e aceitou receber mensagens da clínica;
• a conta, o número e a verificação junto à Meta são da clínica. Os textos das mensagens automáticas passam por aprovação da Meta antes de serem usados;
• a Meta pode limitar, suspender ou bloquear números e mensagens pelas regras dela. O RecepClinic não controla essas decisões e não responde por elas, mas ajuda a clínica a entender e resolver o problema quando possível;
• a entrega das mensagens depende da Meta, da conexão e do aparelho do destinatário. Uma mensagem enviada pelo sistema pode não chegar ou chegar com atraso;
• a equipe da clínica pode continuar atendendo pelo aplicativo do WhatsApp Business no mesmo número. Quando alguém da equipe responde uma conversa, o assistente pausa naquela conversa.

7. Responsabilidades do RecepClinic

Nós nos comprometemos a:

• prestar o serviço como descrito nestes termos e no contrato;
• tratar os dados de pacientes e contatos só em nome da clínica, conforme as instruções dela e a LGPD;
• manter os dados de cada clínica separados e protegidos, como descrito na política de privacidade;
• avisar a clínica sobre incidentes de segurança que possam afetá-la;
• avisar com antecedência mudanças relevantes no serviço;
• ajudar na implantação e no uso, nas condições do contrato.

8. Dados pessoais

No tratamento dos dados de pacientes e contatos, a clínica é a controladora e o RecepClinic é o operador. Os detalhes estão na política de privacidade, e o contrato pode trazer um acordo específico de tratamento de dados.

Os dados cadastrados e gerados pela clínica pertencem a ela. A clínica pode pedir a exportação dos seus dados durante o contrato e ao final dele.

9. Disponibilidade e manutenção

• Trabalhamos para manter o serviço disponível de forma contínua, mas ele pode ficar indisponível por manutenção, atualização ou falhas, inclusive de fornecedores como a Meta e os serviços de hospedagem.
• Manutenções programadas são feitas, sempre que possível, fora do horário de atendimento das clínicas e avisadas com antecedência.
• O serviço é atualizado com frequência. Funções podem ser melhoradas, mudadas ou substituídas, sem retirar o essencial do que foi contratado.
• Níveis de disponibilidade com metas específicas, se houver, constam do contrato.

10. Suporte

O suporte é feito pelo e-mail contato@recepclinic.com.br e pelo WhatsApp informado à clínica na contratação. Canais, horários e prazos de atendimento seguem o contrato.

Para resolver um problema, nossa equipe pode precisar acessar os dados da clínica no sistema. Esse acesso é feito só para o suporte e fica registrado.

11. Limitações de responsabilidade

O RecepClinic não responde por:

• decisões clínicas, atendimentos e a relação entre a clínica e os seus pacientes;
• informações incorretas cadastradas pela clínica ou fornecidas pelos pacientes;
• faltas de pacientes, mesmo com lembrete enviado;
• falhas, bloqueios ou mudanças de regras do WhatsApp e da Meta, e falhas de internet, de aparelhos ou de serviços de terceiros fora do nosso controle;
• uso do serviço pela clínica em desacordo com estes termos ou com a lei;
• danos indiretos, como lucros cessantes ou perda de oportunidade.

Eventuais limites de valor da responsabilidade de cada parte constam do contrato. Nada nestes termos afasta responsabilidades que a lei não permite excluir.

12. Propriedade intelectual

O sistema, a marca RecepClinic, os textos padrão das mensagens e o restante do serviço pertencem ao RecepClinic. A clínica recebe o direito de usá-lo enquanto durar o contrato, sem poder copiar, revender ou tentar obter o código do sistema.

O nome, a marca, o logo e os textos próprios da clínica continuam sendo dela. A clínica nos autoriza a usá-los só para prestar o serviço (por exemplo, nas mensagens e nas páginas de agendamento).

13. Suspensão e encerramento

• A clínica pode encerrar o uso do serviço nas condições do contrato.
• Podemos suspender o acesso, com aviso prévio sempre que possível, se a clínica descumprir estes termos, usar o serviço de forma que coloque em risco outras clínicas, pacientes ou o número de WhatsApp, ou por falta de pagamento nas condições do contrato.
• Ao fim do contrato, a clínica pode pedir a exportação dos seus dados. Depois disso, os dados são devolvidos ou excluídos conforme a política de privacidade e o contrato, salvo o que a lei obrigar a guardar.
• O número de WhatsApp continua sendo da clínica. Ao fim do contrato, desconectamos o RecepClinic do número, que segue funcionando no aplicativo do WhatsApp Business.

14. Alterações destes termos

Podemos atualizar estes termos para acompanhar mudanças no serviço ou na lei. A data da versão fica sempre no topo da página. Mudanças relevantes são avisadas às clínicas antes de valerem. Se a clínica não concordar, pode encerrar o uso nas condições do contrato.

15. Lei aplicável e foro

Estes termos seguem as leis do Brasil. Fica eleito o foro da comarca da sede da empresa responsável pelo RecepClinic para resolver questões sobre eles, salvo se o contrato indicar outro.

16. Contato

Dúvidas sobre estes termos: contato@recepclinic.com.br.